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R17000 But d'un formulaire
Le formulaire remplace le formulaire papier avec un gros plus : il est accessible à tous depuis la machine de la société. Il permet un gain de temps administratif et de papier.
Les formulaires sont très peu employés. La documentation web sur ceux-ci est d'ailleurs presque inexistante. Alors pourquoi existent-ils dans Microsoft Outlook ? Parce qu'il les utilise pour réaliser, par exemple, des rendez-vous.

Les formulaires deviennent extrêmement intéressants dès qu'on utilise un serveur Exchange. Un serveur Exchange étant un serveur Microsoft permettant, vulgairement, le dialogue entre les différents comptes Outlook qu'il regroupe.

Les formulaires sont donc intéressants pour des moyennes et grandes entreprises détenant un serveur Microsoft Exchange.

Outlook comporte des formulaires de base comme : rendez-vous, notes, mails, ... Outlook utilise les formulaires pour lier l'utilisateur aux différentes fonctions d'Outlook.

L'intérêt de réaliser des formulaires est d'informatiser la paperasse administrative et surtout d'améliorer le rendement. Prenons un exemple : la réservation d'un PC portable dans une grande société.
Utilisation de la paperasse administrative :
Afin d'avoir une structure permettant une meilleure organisation, la société est divisée en secteurs. Chacun d'eux à une tâche définie. Un de ces secteurs s'occupe, par exemple, de la réservation d'un Pc portable.

Voici ce qui est nécessaire pour la réservation d'un Pc portable :
a. Formulaire de demande de réservation.
b. Confirmation de la réservation en fonction des disponibilités de l'appareil (qui sont inconnues par le demandeur).
Suivant la quantité de matériel à disposition, les points a et b peuvent se répéter tant qu'aucune solution soit trouvée. Deux personnes sont accaparées par le problème.

Utilisation de la paperasse informatique :

Dans un cas comme celui-ci, le formulaire permet à l'utilisateur de voir les disponibilités des ressources et remplir le formulaire nécessaire pour la réservation des ressources qu'il désire, sans avoir besoin de contacter quelqu'un. Pratiquement, on peut imaginer cela comme la réalisation d'une demande de réunion qui contient un formulaire de réservation. Une fois envoyé, celui-ci est stocké dans un dossier de la personne s'occupant des réservations. Celui-ci n'ayant pas la nécessité de le voir si l'appareil lui est rendu à la fin de l'emprunt.

La personnalisation d'un formulaire permet donc de diminuer les tâches administratives générant beaucoup de paperasse souvent inutile.



Publié par angel le jeudi 29 mars 2007 15:03 0 Commentaires 10002 Lecture(s) Imprimer
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