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R06030 Paramétrer l'archivage automatique
L'archivage automatique permet de déplacer les messages vers un emplacement de stockage de façon à conserver les anciens messages dans un autre dossier que celui que vous utilisez habituellement.

Menu Outils, Options, onglet Autre, bouton Archivage automatique.
- Cocher la case Archiver automatiquement tous les et indiquer le nombre de jours entre deux archivages automatiques.
- Si vous cochez la case Demander avant l'exécution de l'archivage automatique, vous aurez un message vous demandant si vous voulez lancer l'archivage maintenant. Nous vous déconseillons cette option, car, à l'usage, on se rend compte que ce n'est jamais le bon moment pour archiver (même si c'est très rapide) et que souvent vous désactivez l'archivage auto plus ou moins volontairement à cause de cette question que l'on ne prend jamais le temps de lire en entier.
- La case Supprimer les éléments arrivés à terme vous concerne rarement. C'est pour supprimer (sans archiver donc) les messages sur lesquels on a défini une date de péremption.
- Cocher la case Archiver ou supprimer les anciens éléments pour accéder aux options d'archivage ou de suppression des éléments.
- Cocher la case Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers si vous voulez pouvoir consulter directement les archives (vous pouvez l'activer ou la désactiver à volonté).
- Définir le temps de conservation des éléments en indiquant le nombre et l'unité de temps jours / semaines / mois à choisir dans la liste déroulante.
- Choisir Déplacer les anciens éléments vers et indiquer un nom de fichier d'archives ou choisissez Supprimer définitivement les anciens éléments si vous ne voulez pas conserver trop de vieilleries.

NB : par défaut le dossier d'archivage est dans un emplacement pas très accessible car masqué par le système, nous vous conseillons un endroit plus fréquemment sauvegardé comme le dossier « Mes documents » par exemple.

Cliquer sur Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant pour que l'ensemble des dossiers utilise ce paramétrage. Par la suite, vous pourrez paramétrer différemment chaque dossier en affichant ses propriétés.

ATTENTION : la date d’archivage retenu n’est pas celle que vous voyez mais celle qui correspond à l’arrivée du message DANS un dossier. En clair, si vous déplacez un message d’un dossier à l’autre, c’est la date du déplacement (invisible) qui sera prise en compte pour l’archivage et pas la date du message par lui-même.
Le souci de date est encore plus problématique quand vous réintégrez (importez) de TRÈS vieux éléments dans un nouveau PST. « It's a feature » selon MS qui s'en moque profondément.


Publié par JièL le mercredi 14 février 2007 15:46 0 Commentaires 19941 Lecture(s) Imprimer
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